Direttiva Presidenza del Consiglio dei Ministri 19 marzo 1993, n. 27720/928/46
Rilascio copie documenti amministrativi – Rimborso spese riproduzione
Com’è noto, la legge n. 241 del 7 agosto 1990, nel riconoscere a chiunque vi abbia interesse il diritto di accesso ai documenti amministrativi, ha indicato sinteticamente i concreti modi per l’esame e l’estrazione di copia della documentazione, stabilendo che il rilascio di copia dei documenti è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e visura ove espressamente previsti.
Il D.P.R. 27 giugno 1992 n. 352 (Regolamento di attuazione delle norme di principio in materia di diritto di accesso), agli articoli 5 e 6 stabilisce che la copia dei documenti è rilasciata all’interessato previo pagamento degli importi dovuti, secondo le modalità determinate da ciascuna Amministrazione. In proposito, talune Amministrazioni hanno fatto pervenire richiesta di direttive ai fini della determinazione del corrispettivo delle copie rilasciate a richiesta di privati e delle modalità di riscossione.
Esaminata la questione in sede di coordinamento interministeriale appare in via prioritaria l’esigenza che, in attuazione degli articoli 5 e 6 del richiamato D.P.R. n. 352/1992, le Amministrazioni debbano fissare le modalità operative per il rilascio di copia di documenti nonché l’importo dovuto dai richiedenti per ciascuna copia con criteri di uniformità e di praticità al fine di assicurare un pari trattamento a tutti i cittadini nell’esercizio del diritto di accesso alla documentazione amministrativa.
A tal fine si ritiene equitativo suggerire la fissazione di un corrispettivo omnicomprensivo (costo della carta, spese funzionamento fotoriproduttore, ecc.) dell’importo fisso di lire 500 per il rilascio da 1 a 2 copie, di lire 1000 da 3 a 4 copie e così di seguito, da corrispondere mediante applicazione di marche da bollo ordinarie da annullare con il datario a cura dell’ufficio. Tale indicazione tiene conto dell’esigenza di rendere più agevole l’acquisto delle marche da bollo, non facilmente rinvenibili in commercio in valori inferiori alle 500 lire.
Nel caso in cui il rilascio di copia comporti l’uso di apparecchiature speciali, procedure di ricerca di particolare difficoltà, o formati particolari su carta speciale, ciascuna Amministrazione potrà individuare costi diversi da corrispondere sempre mediante applicazione di marche da bollo.
Ciascuna Amministrazione provvederà ad estendere le direttive che precedono agli enti pubblici vigilati o comunque rientranti nell’ambito di rispettiva competenza.
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